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Franchiseurs, franchisés, votre logiciel de caisse est-il conforme à la réglementation ?

20 mars 2020

Les logiciels de caisse et de manière plus générale, les logiciels de gestion, constituent un outil de pilotage et d’animation d’un réseau de franchise contribuant à sa performance. En effet, ces logiciels permettent la remontée d’informations financières et statistiques (chiffre d’affaires, marge ou bien encore panier moyen) mais aussi non financières (par exemple, les données clients ou le stock) des points de vente succursalistes et franchisés à la tête de réseau.

Grâce à ces informations, le franchiseur va pouvoir adapter la stratégie de son réseau, répondre aux besoins et difficultés de certains franchisés et calculer les redevances dues par ces derniers.

Mais ces outils sont également un point d’entrée des contrôles menés par l’administration fiscale afin de lutter contre la fraude à la TVA.

En effet, depuis le 1er janvier 2018, les commerçants, assujettis à cette taxe doivent utiliser un système d’encaissement (logiciel ou caisse physique) respectant des critères de conformité fiscale (inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données).

Ainsi, franchiseurs et franchisés opérant en BtoC et ce, même occasionnellement, sont concernés par cette obligation.

Si l’administration fiscale a fait preuve de souplesse pour laisser le temps aux professionnels de s’adapter à cette nouvelle mesure, cette période de tolérance est belle et bien terminée. Les équipes de l’administration fiscale opèrent ces contrôles soit lors de visites inopinées, soit lors des contrôles fiscaux « classiques ».

L’administration procède désormais à des contrôles visant à s’assurer, directement sur le lieu de vente, que les franchiseurs et franchisés sont bien équipés d’un système d’encaissement certifié ou attesté.

  • Dans le cadre d’un réseau de franchise dans lequel le franchiseur imposerait à ses franchisés l’utilisation d’un logiciel spécifique à l’enseigne, il serait aisé pour l’administration de se rendre dans les différents points de vente et d’infliger une amende de 7500 euros « par logiciel de caisse concerné » en cas de manquement à l’obligation de présentation d’une preuve de conformité. Au-delà de cette sanction pécuniaire, la tête de réseau encourt un risque réputationnel au niveau de l’image et de la notoriété de l’enseigne et pourrait, le cas échéant, voir sa responsabilité engagée par ses franchisés pour avoir imposé un logiciel non conforme aux exigences fiscales.
  • Par ailleurs, si l’enseigne permet à ses franchisés d’adopter leurs propres logiciels de caisse, ceux d’entre eux qui n’apporteraient pas la preuve de la conformité de leurs logiciels pourraient se voir infliger cette même amende et, le cas échéant, engager leurs responsabilités contractuelles à l’égard du franchiseur.

Dans les deux cas, le développeur ou fabricant du logiciel pourrait voir sa responsabilité pénale engagée pour la mise sur le marché d’un système permettant des manœuvres frauduleuses.

En outre, qu’il s’agisse d’un franchiseur ou d’un franchisé, ces derniers s’exposent également à un contrôle plus approfondi de leurs systèmes informatiques de la part de l’administration pouvant conduire à de nombreux redressements, en matière de TVA et d’impôt sur les bénéfices et, par suite, à un recalcul du montant des redevances de franchise.

Au-delà du risque réputationnel et d’éventuelles tensions entre franchiseurs et franchisés, les réseaux de franchise encourent des risques juridiques, fiscaux et pénaux qui doivent les amener à mettre en conformité leurs logiciels et systèmes de caisse dans les plus brefs délais.

Nos avocats des départements Droit Fiscal et Droit économique peuvent vous accompagner dans la mise en conformité de votre logiciel afin de gérer efficacement votre point de vente et/ou piloter votre réseau. Nous pouvons également vous conseiller pour adapter votre contrat de franchise afin de préciser notamment les responsabilités en matière de conformité du logiciel et des données-clients collectées au regard du règlement sur la protection des données personnelles.

Venez nous retrouver lors du Salon de la Franchise du 24 au 27 mai prochain Parc des Expositions - Porte de Versailles à Paris sur notre stand H19.

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