Le FEC, un enjeu essentiel dans les contrôles Urssaf

Le monde change, avec les échanges automatisés et accélérés d’informations, l’avènement du datamining, les obligations de télédéclaration, etc… Les pièces à fournir à l’Urssaf sont également de plus en plus numériques.

Dans ce cadre, le Fichier des écritures comptables (FEC) a toute sa place dans un contrôle Urssaf. Mais gare à ce que le FEC ne devienne pas un piège pour l’entreprise face à l’Urssaf !

Le FEC obligatoire, une opportunité pour les Urssaf :

Le FEC est obtenu en procédant à une exportation de la comptabilité, sous la forme d’un fichier réglementé en 18 colonnes. Ce fichier existe nécessairement dans l’entreprise puisqu’il est obligatoire sur le plan fiscal depuis le 1er janvier 2014*. A défaut, la société encourt une amende correspondant au montant maximum fixé entre un forfait de 5.000 € et une majoration de 10 % des redressements éventuellement notifiés par ailleurs.

Forte de cette obligation fiscale, l’Urssaf utilise désormais le FEC, en effectuant des demandes sur la base de mots ciblés à connotation sociale, et grâce auxquels elle repère des sommes, avantages ou indemnités qui n’apparaissent pas nécessairement sur les bulletins de salaire et/ou dans les DSN… A défaut des justificatifs adéquats fournis par l’entreprise, elle procède à des redressements systématiques.

L’accès aux données des systèmes d’information devient donc un enjeu pour les Administrations, lesquelles se dotent des outils informatiques nécessaires pour gérer la masse d’informations, et imposer un cadre digital d’échanges et de contrôle !

Faire de cette contrainte, une optimisation de gestion sociale pour l’entreprise :

Outre l’analyse de conformité fiscale, l’analyse sous un angle social du FEC doit permettre à l’entreprise de détecter les sujets à risque en amont du contrôle des fichiers par l’URSSAF.

Il s’agit de maîtriser la cohérence et surmonter les risques liés à la diversité, au volume des informations transmises (fichiers informatiques, tableaux de suivi…), au renforcement de la dématérialisation des données à destination de l’Administration.

Par la détection de sujets sociaux à risque, la société pourra mesurer les enjeux financiers et leurs conséquences sur la stratégie à adopter.

Dans un objectif d’anticipation des demandes (voire les chefs de redressement) de l’Urssaf fondées sur sa comptabilité, les enjeux peuvent également être la mise en lumière de pratiques comptables risquées, le ciblage des pièces justificatives manquantes, d’avantages susceptibles d’être réintégrés dans l’assiette de cotisations…

Evolutions prévisibles du contrôle informatisé :

Nul doute que nous allons vers une dématérialisation croissante des obligations documentaires en nature et en volume. Dès lors, l’utilisation du FEC par l’Urssaf pour opérer des contrôles et vérifications ne va faire que croitre pour devenir systématique.

Cela permettra à l’URSSAF d’identifier et cibler toujours plus de sujets susceptibles de générer un redressement.

Il est donc essentiel pour les entreprises d’appréhender ces enjeux afin d’utiliser et exploiter le FEC pour mieux anticiper les potentiels risques de redressement. Outre la prise de conscience des risques encourus, cette anticipation permettra à l’entreprise d’adapter sa gestion (de la paye, des frais, sa politique d’avantage en nature, …).

En bref :

C’est maintenant que les entreprises doivent prendre le virage de la préparation aux contrôles numériques, notamment ceux de l’Urssaf.

Dotés d’un outil spécifique et d’une solide expérience en matière de paye et de contrôle URSSAF, nous pouvons vous accompagner et révéler la valeur insoupçonnée des données comptables et sociales de vos fichiers.