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Le fichier des écritures comptables (FEC) : « Sésame ouvre toi »

30 septembre 2019

La pratique du contrôle fiscal se trouve bouleversée par l’apparition et l’exploitation des données figurant dans le fichier des écritures comptables (« FEC »). Véritable mine d’informations pour l’administration (et son conseil), le FEC fait désormais partie des documents pivot du contrôle.

 

Pourquoi ? Simplement, parce que ce fichier regroupe dans un document unique et dématérialisé le détail de toutes les écritures de la comptabilité générale de l’entreprise au titre d’un exercice donné. Après une certaine période de tolérance, l’administration est désormais très stricte sur le respect de la structure et de la composition dudit fichier. Elle est aujourd’hui capable de mener une analyse juridique et fiscale de pointe des données du FEC, dans un délai réduit. Nous entrons inéluctablement dans l’air du data mining.

 

Ces tests, algorithmes et tris du FEC sont susceptibles de révéler des incohérences entraînant des redressements fiscaux parfois importants. A titre d’exemple, nous pouvons relever que sur la base du FEC, il est possible de :

  • Remettre en cause de la déductibilité des amortissements et dépréciations en cas de dates de validation des écritures postérieures à la date limite de dépôt de la liasse fiscale ;
  • Mettre en évidence le non respect des délais de paiement des fournisseurs susceptibles d’entraîner l’application d’une amende administrative ;
  • Identifier des anomalies et des discordances de traitement en matière de TVA, opération par opération (aussi bien en terme de taux que sur la faculté de déduire la TVA ou exonérer une opération par exemple) ;
  • Vérifier la cohérence des informations du fichier avec celles présentes dans d’autres déclarations fiscales, telle que la comparaison du montant des honoraires en comptabilité avec les déclarations DAS2 ou l’extraction des immobilisations susceptibles d’être passibles de taxe foncière.

 

Ces incohérences sont par ailleurs susceptibles d’alerter l’administration sur certaines « mauvaises pratiques » comptables de l’entreprise qui jusqu’alors n’étaient pas décelables par un tiers : présence d’écritures en doublon, modification des écritures comptables en cours d’exercice, validation tardive des écritures, présence de libellés d’écritures suspects, etc.

 

La gestion et la sécurisation du FEC devient donc un enjeu majeur pour l’entreprise et plus largement pour tous les acteurs économiques (les OSBL peuvent aussi être concernés par cette réglementation).

 

La sanction peut être lourde. La société qui remettrait un FEC non conforme  à l’administration peut se voir appliquer une amende d’a minima 5.000€ par fichier (ou 10% des redressements mis en recouvrement si cette sanction est plus élevée). Or, aujourd’hui encore, nous remarquons qu’une grande majorité des fichiers présente des problèmes de structure.

 

Outre cet aspect purement pécuniaire, la pratique nous a par ailleurs démontré que l’analyse du fichier par l’administration peut entraîner des demandes annexes telles que la communication de la documentation Piste d’Audit Fiable (documentation qu’encore peu de sociétés sont capables de produire à première demande) ou déclencher un contrôle fiscal des comptabilités informatisées et avoir ainsi accès au détail des données de gestion en amont de la comptabilité.

 

Il est donc impératif d’anticiper tout contrôle du fichier par l’administration et de se mettre en conformité en révisant le FEC au moins annuellement et avant le dépôt de la liasse fiscale. Des événements tels qu’une migration des données vers un nouvel ERP ou une opération de restructuration doivent également être des événements déclencheurs d’analyse du fichier.  

 

Expert du traitement de la donnée, Fidal est à votre disposition sur ces sujets.

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