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Covid-19 : la facturation se fait aussi à distance

31 mars 2020

Vous travaillez à distance et la poste ne fonctionne plus ?
Vous qui envoyez normalement vos factures sur papier, vous vous demandez comment vous allez faire ?

Pas de panique ! Les factures peuvent être envoyées « par voie électronique ».
Mais encore ?

Vous pouvez parfaitement transmettre des factures par email, par exemple.

Pour ce faire, il vous faut en principe l’accord de votre client, qui doit renoncer à recevoir une facture papier. A noter : le paiement de la facture par le client vaut acceptation. Une formalisation de l’accord du client est néanmoins recommandée en amont pour éviter toute contestation future.

L’envoi de vos factures par mail plutôt que sur papier n’alourdit pas non plus vos obligations en matière de piste d’audit fiable. En effet, tant la facture papier que la facture électronique adressée en pièce jointe d’un e-mail relèvent de cette obligation lourdement sanctionnée.

Quelques points de vigilance essentiels :

  • Eviter les doublons de facturation c'est-à-dire veiller à ce que la facture adressée en pièce jointe d’un e-mail ne soit pas doublée, par la suite, d’un envoi papier,
  • La facture envoyée par e-mail doit elle-même avoir été créée par voie électronique. En clair, l’envoi en pièce jointe du scan d’une facture préalablement imprimée sur papier est proscrit,
  • Respecter les dates d’émission des factures,
  • La facture envoyée par mail ne fait pas l’objet d’un formalisme restreint ou allégé. Elle doit comporter toutes les mentions obligatoires requises en matière fiscale et économique. Le libellé doit être suffisamment précis et il n’est pas possible de renvoyer à une annexe, au contrat ou la commande pour définir le produit ou la prestation facturé. La facture doit se suffire à elle-même,
  • Le document à conserver est le fichier électronique envoyé au client (et non une impression papier).

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