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Face au covid-19, quid de la tenue des assemblées générales, de l'établissement, de l'approbation et de la publication des comptes sociaux ?

31 mars 2020

Afin de faire face au confinement actuel résultant des mesures d’urgences contre l’épidémie de Covid-19, certaines règles applicables aux sociétés et associations[1], sont modifiés[2] à titre temporaire.

1. Concernant le fonctionnement des organes sociaux (Conseil d’Administration – Conseil de Surveillance/Directoire et Assemblées Générales) (Ordonnance n°321)

Spécifiquement, ces règles transitoires :

-(1) s’appliquent rétroactivement à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020 (sauf prorogation jusqu’à une date fixée par décret, ne pouvant excéder le 30 novembre 2020) ;

-(2) s’appliquent (i) tant en l’absence de clauses statutaires (ou de règlement intérieur) (ii) qu’en présence de clause statutaire (ou du règlement intérieur) contraire ou limitative.

Pour les Assemblées Générales[3] :

-(1) elle peuvent se tenir par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle, dès lors que le moyens utilisés :

- permettent l’identification des associés et autres membres (CAC et représentants du CE-CSE) ;

- permettent la retransmission continue et simultanée des délibérations.

-(2) l’assemblée peut être remplacée par une consultation écrite des associés, sous réserve que la loi (antérieure à l’ordonnance) le permette (SA- SARL NB : à date, se pose la question de l’application de cette mesure aux SAS)

 -(3) elle peuvent se tenir à «huis clos» (i.e. sans la présence de associés, des CAC et représentant du CE-CSE. Il s’agit d’une innovation importante. La décision de recourir à huis clos est de la compétence de l’organe compétent pour convoquer l’assemblée[4] (gérant/ SARL ; CA ou Directoire/SA, président ou autre organe statutaire/SAS). Ce huis clos peut être absolu i.e. sans recours à la conférence téléphonique ou visioconférence.

Plusieurs questions se posent sur l’application de cette mesure, un décret serait en cours d’élaboration (non publié à date).

 

Pour les organes collégiaux de direction, d’administration et de surveillance (CA/CS – Directoire/SA ; tout organe collégial de ce type pour les SAS)

 -(1) les réunions peuvent se tenir par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle, dès lors que le moyens utilisés :

- permettent l’identification des associés et autres membres (CAC et représentants du CE-CSE) ;

- permettent la retransmission continue et simultanée des délibérations.

 -(2) la réunion peut être remplacée par une consultation écrite de ses membres, sous réserve que la loi (antérieure à l’ordonnance) le permette (SA- SARL NB : à date, se pose la question de l’application de cette mesure aux SAS)

 

2. Concernant des règles relatives à l'établissement des comptes, l'approbation et la publication des comptes sociaux  (Ordonnance n°318)

Les délais (légaux, réglementaires ou statutaires) impartis à une société ou association pour approuver les comptes (et les documents qui y sont joints le cas échéant) ou pour convoquer l'assemblée chargée de procéder à cette approbation, sont prorogés de trois mois.

 Toutefois cette dérogation :

- ne s’applique qu’aux entités clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l'expiration d'un délai d'un mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire [5]

- ne s’applique par aux entités dont le commissaire aux comptes a émis un rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

 Notons enfin que des règles spécifiques dérogatoires sont prévues :

- pour les SA à directoire et conseil de surveillance, clôturant leurs comptes à compter du 31 décembre 2019 dont le directoire doit arrêter les comptes avant le 31 mars ;

- pour l’établissement des documents de gestion prévisionnels visant les sociétés commerciales d’une certaine taille [6] ;

- pour les sociétés en liquidation ;

- concernant les organismes de droit privé bénéficiaires d'une subvention publique.

 

L’ensemble de l’équipe société est à votre disposition pour répondre à toutes questions ayant trait à ces publications.

 

Fait le 31 mars 2020.

 


 

[1] Les personnes morales (et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé) et notamment, sans que cette liste soit limitative, les sociétés civiles et commerciales, les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, les GIE et GEIE, les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ; les fonds de dotation, les associations et les fondations.

 [2] Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 (portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales) et Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 (portant adaptation des règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier)

[3] Sont visés, les Assemblées  : Ordinaires (non modificative des statuts), Ordinaires (d’approbation des comptes annuels) et Extraordinaires.

[4] avec faculté de délégation au représentant légal de la Société en question.

[5] déclaré par l'article 4 de la loi du 23 mars 2020

[6] Entité comptant 300 salariés ou plus ou dont le montant net du chiffre d'affaires est égal à 18 millions d'euros. 

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