Crédit Impôt Recherche (CIR) : quand la documentation justificative fait peau neuve !

Habituellement publié en début d’année civile afin d’aider les entreprises dans leur démarche de détermination et de justification du Crédit Impôt Recherche (CIR), le Guide du CIR millésime 2018 n’a été mis en ligne que le 29 août dernier sur le site du Ministère chargé de la recherche (MESRI).

L’attente suscitée par cette édition était à la hauteur des nouvelles précisions qui y sont apportées, notamment quant à la consistance de la documentation justificative à communiquer aux services fiscaux ou aux experts du Ministère de la Recherche (ou de la DRRT en région).

Un modèle de dossier mis à jour de ces nouvelles exigences est également disponible sur le site du MESRI.

En cette période déclarative, une synthèse des modifications significatives en la matière s’impose.

• Nouveautés en matière de documentation scientifique

- Les sociétés doivent désormais désormais leur activité de R&D à l’échelle « d’opérations de R&D ».

Cette notion doit permettre de décorréler les projets internes de l’entreprise des opérations éligibles au CIR, elles se limitent aux opérations de R&D répondant aux difficultés non résolues par l’état des connaissances disponibles (état de l’art) sachant qu’il peut y avoir plusieurs opérations de R&D au sein d’un projet interne ou qu’une opération de R&D peut être commune à plusieurs projets internes de l’entreprise. Le but est d’améliorer le phasage, de faire des regroupements qui mettent en avant la stratégie R&D et qui optimisent la justification.

 - La structuration du dossier de justification technique et scientifique du CIR a été modifiée.

L’état de l’art et les difficultés non résolues par celui-ci (les verrous techniques) sont présentés dans une partie commune. Les indicateurs R&D « fort » (publication ou collaboration internationale avec des organismes publics, thèse CIFRE…etc.) ou « moyen » (brevet, projet collaboratif subventionné …etc.) sont à mettre en avant. Plus l’indicateur est fort, moins le dossier justificatif technique de l’opération de R&D qu’il concerne a besoin d’être détaillé. Les sous-traitances (nature des travaux) et le personnel valorisé (nombre d’heure et implication dans les travaux de R&D) ont besoin d’être justifiés à l’échelle de chaque opération de R&D.

- Des précisions supplémentaires sont à apporter sur le plan technique et scientifique dans le secteur de l’informatique et des pharmaceutiques, en particulier : 

>> Les essais (cliniques, dispositifs médicaux, santé animale, cosmétiques, sur des cultures…etc.) sont concernés : il est désormais demandé de distinguer les tâches de mise en place et de management opérationnel (non éligibles) des tâches d’investigation (éligibles).

>> La nomenclature des opérations de R&D en informatique est à préciser. Le développement d’un logiciel spécifique pour l’entreprise ne rend pas le projet éligible, il est nécessaire d’identifier des opérations de R&D éligibles, c’est à dire la création d’une technique, d’une méthode ou d’une application de concepts.

• Une documentation financière plus normée

Selon le modèle disponible, chaque fiche scientifique doit être accompagnée d’un certain nombre de pièces justificatives (listée de manière précise pour chaque catégorie de dépenses) et de tableaux détaillés. Pour faciliter le traitement des informations, un modèle de tableur financier sous format Excel est ainsi disponible sur le site du MESRI.

S’agissant des dépenses de personnel, il convient particulièrement de souligner le niveau de précision requis : indication des tâches réalisées spécifiquement au sein de l’opération de R&D, fourniture du détail des charges patronales retenues pour le calcul des salaires déclarés (feuille tableur à joindre), de l’état récapitulatif annuel des cotisations patronales par salarié de chaque année… Même si en pratique ces éléments pouvaient être demandés à l’occasion du contrôle, ils ne faisaient pas partie de la liste des pièces pré-requises selon l’édition 2017.

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Le Guide du CIR ne constitue qu’un guide de référence : les commentaires qui y figurent ne sont pas opposables à l’administration en cas de contrôle. Il est d’ailleurs intéressant de relever que ces modifications sont intervenues en dehors de tout changement législatif en la matière. Pour autant, la prise en compte de ces modifications dans le cadre de l’établissement de la documentation justificative est de nature à sécuriser le déroulement des contrôles fiscaux à venir et à apporter davantage de sérénité pour les entreprises.

En effet, le modèle de documentation justificative précise expressément que le non-respect des consignes données dans ce document expose l’entreprise au rejet des dépenses déclarées… alors, toutes les raisons sont bonnes pour vous mettre à la page !

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